Introduction  

Voici une série de conseils pratiques destinés aux organisateurs de conférences mondiales de l’AISG.

 Le pays - hôte, chargé de l’organisation d’une Conférence mondiale de l’AISG, doit envisager la participation de 400 à  600 personnes.

 Les organisations membres de l’AISG comptent des affiliés de tous les âges.  Elles ont l’obligation de proposer différentes possibilités de logement: hôtels, d’étudiant, sites pour tentes et caravanes.

 Les repas pour ces participants devraient avoir lieu au centre de conférence ou dans un lieu équivalent.

Les organisateurs d’une Conférence mondiale de l’AISG doivent être prêts à consacrer beaucoup de temps et de réflexion à tous les détails, aussi petits soient-ils.  Ils doivent être prévoyants, patients et, avant tout, capables de comprendre les différences de tempéraments et de comportements de personnes de provenances variées.

 Organisation

Comité – Un comité de 8 à 10 personnes actives vaut mieux qu’un autre plus nombreux et difficile à diriger.  Il est toujours possible de choisir d’autres membres, suivant les nécessités.

Personnel de la conférence – Il est essentiel de disposer d’un personnel suffisant pendant toute la durée de la conférence.  Tous les membres du personnel doivent recevoir des infirmations complètes pour qu’ils puissent faire face à toutes les demandes qui leur sont adressées au cours d’une telle manifestation.

Endroit – Il faut s’y prendre 6 ans d’avance pour trouver l’endroit convenable.  Il doit être assez vaste pour accueillir tous les participants (400/600) dans la salle de conférence et offrir le logement et la nourriture pour tous.

Il est préférable que l’ensemble de l’immeuble soit réservé exclusivement pour la Conférence mondiale de l’AISG, évitant ainsi un partage avec d’autres utilisateurs.

Les locaux suivants doivent être disponibles :

-        Salle de conférence – 400 à 600 personnes

-        Groupes de discussion – 30/50 personnes

-        Salle pour le Bureau mondial de l’AISG

-        Salle de réunion pour le Comité mondial de l’AISG – 30 participants

-        Bureau du Comité mondial de l’AISG (si ses membres n’ont pas l’usage exclusif de la salle de réunion ci-dessus)

-        Bureau du comité organisateur

-        Réception/accueil

-        Salle commune

-        Boutique destinée à l’AISG et au pays – hôte

-        Local pour les expositions – espace suffisant, dans un lieu de passage, avec un éclairage adéquat, permettant aux organisations membres de présenter une exposition

-        Salles supplémentaires à l’usage de petits groupes de travail.

 Hébergement

 Il se fait dans des chambres à un ou deux lits, avec lavabo, et si possible douche et toilette, tout en maintenant le coût à un niveau standard.

Si les bâtiments se situent à plus d’un quart d’heure de marche du lieu de la conférence, des moyens de transport doivent être disponibles.

Il est souhaitable que le pays – hôte désigne un(e) hôte/hôtesse pour chaque lieu d’hébergement.

On suggère aussi que le pays – hôte essaye de prévoir un(e) hôte/hôtesse/personne de contact pour chaque délégation nationale, ceci afin de créer des contacts entre les mêmes personnes, au cours de la conférence.

Les personnes souffrant d’ennuis de santé doivent pouvoir être logées au rez-de-chaussée.  Il est souhaitable que les membres du Comité mondial de l’AISG et leurs époux(ses) soient hébergés dans le même bâtiment, ainsi que les membres du comité organisateur du pays – hôte.

Il est également préférable que les participants d’un même pays soient logés au même endroit.

 Repas

Ils doivent être servis à l’heure, y compris les pauses-café/thé.  A l’exception du dîner d’adieu, aucun repas ne peut durer plus d’une heure (voir aussi p. 5 ˝exigences en matière de régime˝).

 Tentes et caravanes

 Un endroit convenable doit être prévu pour ceux qui souhaitent installer leur tente/caravane et préparer leurs repas eux-mêmes.

 PREPARATIFS

 Comité organisateur – Il est indispensable de constituer un comité organisateur de la Conférence mondiale de l’AISG.

 Comité mondial de l’AISG – Le Secrétaire général est tenu au courant du travail du comité organisateur, par l’envoi des rapports de leurs réunions.

Logo de la conférence mondiale de l’AISG – Celui-ci est soumis à l’approbation du Comité mondial de l’AISG.  Il doit inclure l’insigne de l’AISG avec ou sans son sigle.  Des copies du sigle original sont disponibles au Bureau mondial de l’AISG.

 Voyages en groupe – Si nécessaire, le pays – hôte discute de l’organisation de voyages en groupe avec le Bureau mondial de l’AISG.

Brochure préliminaire – Lors de la Conférence mondiale précédente, il est souhaitable de distribuer une brochure contenant les informations préliminaires suivantes : endroit, date, programme prévu, renseignements touristiques à propos de la région ; elle comprendra aussi une partie détachable à renvoyer pour l’inscription.

 Relations publiques – Le pays hôte est chargé de s’occuper des relations publiques concernant la conférence.  En particulier, il doit préparer des articles pour le magazine de l’AISG, la circulaire trimestrielle, etc...

De même, il doit écrire aux Secrétaires internationaux des organisations membres, afin de leur demander d’encourager la participation, par la publication d’articles dans leur magazine national, ou par tout autre moyen.

 Fiche d’inscription – La fiche d’inscription doit être soumise au Secrétaire général pour approbation, avant impression.

Un projet de fiche d’inscription devrait être fait, d’après l’exemple donné en annexe 2.  Ce projet sera accompagné par une lettre ou brochure donnant les instructions nécessaires pour compléter la fiche, ainsi que toute autre information utile.

La fiche d’inscription doit être distribuée 12 mois à l’avance et inclure une partie détachable à renvoyer par le(la) candidat(e) directement à son(sa) Secrétaire international(e), de manière que les organisations membres sachent qui s’inscrit.

Cette fiche sera envoyée par courrier aérien, en six exemplaires, au(à la) Secrétaire international(e) de chaque organisation membre (pour le Président, le Secrétaire international et quatre délégués).

Elle doit aussi permettre l’inscription du nom de famille en entier ainsi que de tous les prénoms, de manière à bien identifier tous les participants, car il arrive souvent que des participants portent le même nom de famille.

Elle doit contenir un emplacement où les participants peuvent indiquer s’ils désirent ou non partager une chambre ; et, dans l’affirmative, une case pour inscrire le nom de la personne partageant la chambre.

Il est souhaitable qu’un acompte soit versé avec l’inscription préliminaire, le versement complémentaire étant envoyé deux mois avant le début de la Conférence mondiale.  Mais ce n’est pas obligatoire.

 Exigences en matière de régime – Tous les repas sont fournis.  A tous les repas, un régime végétarien sera disponible.  Afin d’aider à l’organisation des menus, il est recommandé que chaque inscrit complète la fiche d’inscription, en précisant ce qu’il/elle souhaite : pas de viande... pas de volaille... pas de poisson... pas d’œuf... pas de...  Il est recommandé de prévoir une organisation particulière, de manière que le responsable de la cuisine puisse reconnaître ceux/celles qui ont demandé un régime spécial et soit les identifie grâce à leur ticket de repas (qui sera récolté, par un serveur, lorsque les personnes sont assises) soit, plus simplement, en organisant des buffets.

Quota – Il est souhaitable que la fiche d’inscription comporte certaines explications relatives à la limitation du nombre de participants, pour des raisons de disponibilité de locaux ou autres, qui nécessitent un système de quota.  Le Bureau mondial de l’AISG en donnera les détails en temps voulu.

 Voici l’ordre de préférence à suivre lors de la distribution des places disponibles :

Membres du Comité mondial de l’AISG et leurs époux/ses Délégués des organisations membres et leurs époux/ses.

Délégués des organisations membres et leurs époux/ses

Invités et observateurs recommandés par le comité mondial de l’AISG

Membres des organisations membres et de la branche centrale.

Documentation – toute la documentation doit être remise à chaque participant, délégué et observateur, dans les langues officielles de l’AISG, soit le français, soit l’anglais.

Programme – Un programme général doit être préparé selon les grandes lignes présentées pages 19-20.

Il est soumis pour approbation au comité mondial de l’AISG, 24 mois avant la Conférence mondiale de l’AISG.

Manuel – Un manuel complet et détaillé doit être prévu et comprendra les informations suivantes :

Bienvenue du président du comité organisateur

Bienvenue du président du Comité mondial de l’AISG

Liste des noms des membres du comité organisateur

Liste des membres du Comté mondial de l’AISG

Liste des organisations membres de l’AISG

Liste des organisations membres de l’AISG

Liste des lieux, pays et dates de toutes les assemblées générales/conférences mondiales de l’AISG

Programme et horaires, y compris les détails concernant les repas, le logement, le bar, les locaux...

Et aussi les infirmations suivantes :

Emplacement du bureau d’information, du bureau de la conférence, du Bureau mondial de l’AISG, de la salle réservée aux expositions, de la boutique pour les articles de l’AISG et du pays hôte, du bureau d’accueil ; et les indications concernant : bus/trains, aide médicale, banque, information à propos des présentations de programmes, photographies, timbre-poste commémoratif, étiquettes nominales, messages, poste, magazine de la conférence, traductions, organisation du départ et autres informations.

 Documents de la conférence – Chaque participant recevra au moment de son arrivée, ce qui suit :

1.      Information fournie par le pays – hôte :

i                              Manuel imprimé

ii                             Liste des noms/adresses des participants

iii                           Etiquette nominale

iv                           Détails à propos de l’hébergement

v                            Détails à propos des excursions

vi                           Détails à propos du séminaire

vii             Classeur/dossier enveloppe en plastique et/ou sacoche pour tous les papiers de la conférence et informations touristiques diverses.

2.      Information préparée par le Bureau mondial de l’AISG :

Document n°                     Point

1.      Ordre du jour définitif de la Conférence mondiale de l’AISG

2.      Règles de procédure

3.      Rapport triennal du Comité mondial de l’AISG et plan d’action pour le Comité mondial de l’AISG

4.      Liste des candidatures aux élections pour le Comité mondial de l’AISG

5.      Recommandations proposées par le Comité mondial de l’AISG

6.      Recommandations proposées par les organisations membres

7.      Comptes des trois dernières années

8.      Recommandations du Comité mondial de l’AISG concernant les budgets et cotisations pour les trois années à venir

9.      Ordre du jour des réunions spécialisées :

Présidents nationaux

Secrétaires internationaux

et autres, selon le cas

10.  Introduction au séminaire en cours de Conférence mondiale de AISG

11.  Liste des délégations, avec indication du chef de délégation.

 Etiquettes nominales – chaque participant en reçoit une, reprenant les indications suivantes :

a)      Son nom

b)      Son pays

c)      Une pastille colorée suivant les langues parlées :

i.e. rouge = anglais

       bleu  = français

      jaune = autre(s) langues(s)

Chaque participant reçoit son étiquette colorée différemment selon qu’il est :

Membre du Comité mondial de l’AISG           =          rouge

Délégué                                                          =          bleu

Observateur                                                    =          jaune

Comité organisateur du pays – hôte                 =          vert

 Les étiquettes nominales pour les membres du Comité mondial de l’AISG n’indiquent pas leur pays, mais bien leur fonction, soit :

Président, Vice-Président, Membre, AMGE, OMMS, Secrétaire général, Trésorier, etc.

L’étiquette nominale pour la secrétaire du Bureau mondial de l’AISG sera de couleur verte.  Pour les invités d’honneur, ainsi que pour tous les autres invités, elles seront de couleur jaune.

Les étiquettes nominales pour les membres de la branche centrale n’indiquent pas non plus leur pays mais bien la mention ˝branche centrale˝.  Il faut garder en mémoire que les quatre délégués de la branche centrale (étiquette nominale bleue) sont nommés lors de la réunion, le jour avant le début de la Conférence mondiale de l’AISG.  Aussi les étiquettes nominales de ces quatre personnes doivent-elles être remplacées, après les nominations susmentionnées.

Le lettrage utilisé devrait être plus grand que celui d’une machine à écrire de manière à faciliter la lecture.  (annexe 3)

 Traduction simultanée – Elle est indispensable pour tous les délégués et observateurs, tout au long des séances de la conférence, c’est-à-dire un minimum de deux jours complets.

Elle doit être prévue en anglais/français et français/anglais, ce qui nécessite deux personnes, traducteurs professionnels et expérimentés dans ce genre de travail.

 Le pays - hôte doit s’entendre avec le Secrétaire général, afin de disposer du nombre adéquat de traducteurs pendant toute la durée de la conférence, y compris les séances et manifestations non couvertes par les services de l’équipe de traduction simultanée : par exemple la cérémonie d’ouverture, les visites et excursions, les divertissements et causeries programmés le soir, les réunions spécialisées, le séminaire et les groupes de discussion, la cérémonie de clôture.

Modifications et changements – Afin d’assurer un moyen efficace pour prévenir les participants des modifications apportées au programme et changements de locaux pour les réunions, il faut prévoir un tableau/une feuille d’information journalière : en effet, on a pu constater que tous les participants ne sont pas nécessairement présents dans la salle de conférence, ou aux repas, lorsque les annonces y sont faites verbalement.

Communications -  Un système de communication aisée est indispensable entre les membres du personnel - clé, tels que le président du comité organisateur, le Secrétaire général ainsi qu’entre la salle de conférence, le bureau d’informations et le Bureau mondial de l’AISG.

Salle de conférence  La salle accueillant les séances plénières de la Conférence mondiale de l’AISG doit avoir un équipement approprié pour l’estrade principale, ainsi que des sièges et tables pour les délégations et les observateurs. (voir aussi p. 16)

Elle doit aussi disposer d’un équipement audiovisuel adéquat-projection de diapositives, PowerPoint,fim- ainsi que d’une sonorisation : trois microphones placés sur l’estrade et un de part et d’autre, à l’usage des délégués.  Il faut aussi prévoir un pupitre avec micro.  Si possible, un micro portatif devrait être disponible dans la salle, à l’usage des participants souhaitant s’exprimer.

 Le pays – hôte devrait nommer un ˝responsable de l’équipement technique˝, parlant anglais et la langue locale, afin d’aider lors des projections audiovisuelles.  Un plan de la scène doit être envoyé au Bureau mondial de l’AISG à Bruxelles, accompagné des explications techniques.

Eclairage – Il est suggéré qu’il y ait un éclairage adéquat tout au long des sessions plénières de la conférence, afin que tous les participants puissent lire les documents.

Si nécessaire, un éclairage supplémentaire peut être ajouté pour les orateurs qui parlent de l’estrade principale ou du pupitre.

Lors des présentations de dias, il est recommandé que les lumières de la salle de conférence soient baissées ; la lumière du pupitre peut éventuellement être utilisée ; mais il faut qu’il y ait assez de lumière pour que les participants puissent lire d’éventuelles traductions écrites.  Pour la facilité de lecture sur l’écran, il est recommandé d’utiliser des grandes lettres sur les films ou diapositives.

Dispositions spéciales – La salle réservée à la présentation du séminaire doit être pourvue d’un équipement audiovisuel ainsi que d’un écran et d’un rétroprojecteur.

 Photographies – Il est souhaitable de s’assurer le concours d’un photographe professionnel pour les différentes manifestations de la conférence.  Le comité mondial de l’AISG aimerait recevoir un album des photos de la conférence pour les archives de l’AISG.

Il est aussi recommandé que le pays – hôte prévoie un photographe non professionnel qui puisse prendre une série de diapositives (24 à 36 vues), au cours de la Conférence mondiale de l’AISG (payées par l’AISG).

Accueil – Il est souhaitable qu’un bureau d’accueil fonctionne dès la veille, 24 heures avant le début de la conférence.

Les membres du Comité mondial de l’AISG arrivent généralement plus tôt que les participants, afin de prendre part à la réunion du Comité mondial de l’AISG prévue avant le début de chaque Conférence mondiale de l’AISG.

De même, suite à l’organisation des voyages, des participants arrivent souvent 24 heures avant l’heure officielle d’ouverture de l’accueil.  C’est pourquoi, il faut prévoir la possibilité de leurs logement et repas.

La présence d’une personne qualifiée est indispensable pour résoudre les difficultés se rapportant aux paiements des frais de séjour, difficultés pouvant résulter des différentes monnaies, des taux de change et des modes de paiement.  Une même personne ne peut évidemment pas être responsable 24 heures sur 24 : il faut donc prévoir une équipe.

 FINANCES

Contribution – Afin de couvrir les frais de voyage du Bureau mondial, ainsi que la documentation  supplémentaire, le Comité mondial demande au pays – hôte d’ajouter à la somme à payer par les participants, une contribution de ... Euro par personne.  Le pays – hôte sera informé du montant exact à prévoir, deux ans à l’avance, afin que le comité organisateur puisse tenir compte de cet élément dans l’établissement de son budget.

 Places gratuites -  Selon les indications du Comité mondial, le pays – hôte héberge gratuitement un certain nombre de participants, habituellement un douzaine, en leur assurant le logement, les repas et les frais de conférence.

 Ces places sont attribuées comme suit :

a)      Comité mondial de l’AISG : Président, Secrétaire général, Secrétaire et Conseiller Financier (quatre personnes, pour trois nuits et la durée de la Conférence mondiale).

b)      Observateurs en provenance d’organisations non-membres et/ou support financier accordé par le Comité mondial

c)      Orateurs – le Comité mondial invite un membre de chacun des comités mondiaux (AMGE et OMMS) à participer à la Conférence mondiale et ces représentants sont invités d’honneur (deux personnes).

N.B.      La contribution destinée à l’AISG doit être calculée sur le nombre total de personnes participant à la Conférence mondiale et payant les frais d’inscription ; elle doit être versée au Bureau mondial dès que possible après la conférence.

 Coût global – Toutes les charges financières relevant de l’organisation de la Conférence mondiale incombent au pays – hôte, y compris la préparation des budgets, la clôture des comptes et tout déficit éventuel.

Le Comité mondial met en garde les pays – hôtes à propos des difficultés éventuelles en rapport avec le non-paiement des frais d’inscription.  Il revient au pays – hôte de s’assurer que les paiements sont encaissés, avant de permettre toute participation à la Conférence mondiale.

 Il est recommandé d’exiger un acompte lors de l’inscription initiale et le paiement final, deux mois avant le début de la conférence.  Cependant, ceci peut être impossible pour certains pays où existent des restrictions à l’exportation des devises.  C’est pourquoi, dans certains cas, les frais de participation doivent être acceptés à l’arrivée.

 Accueil – La présence d’une personne qualifiée est indispensable pour résoudre les difficultés se rapportant au paiement des frais d’inscription, difficultés pouvant résulter des différentes monnaies, des taux de change et des modes de paiement.

 Assurance – Le Comité mondial recommande au pays – hôte de contracter une police d’assurance couvrant la manifestation : frais d’annulation, responsabilité vis-à-vis de tiers.

Il faut aussi recommander aux participants, dans la lettre d’invitation, de prendre une assurance de voyage et surtout une assurance maladie, s’il  n’existe pas d’accord entre leur pays et celui où a lieu la conférence.

 Appels/Récoltes de fonds – Il est conseillé de refuser toute demande de soutien financier ou récolte de fonds en faveur d’autres causes que celles du Fonds du développement international ou d’appels particuliers à l’occasion d’anniversaires.

 Cadeaux – Afin de modérer le plus possible les dépenses d’ordre général, le pays – hôte est prié de ne pas ˝offrir˝ de cadeaux aux participants, à moins qu’il ne s’agisse d’un cadeau (gratuit) parrainé par une firme.

MANIFESTATIONS SOCIALES

 Salles de réception – Le pays – hôte en prévoit selon les précisions reçues du Comité mondial (cf. p. 19 – réceptions)

 Offices religieux – Le pays – hôte ne doit pas oublier que l’organisation d’un office religieux devrait être à caractère inter confessionnel, tel que décrit dans le manuel de l’AISG.

D’autres part, il faut offrir la possibilité aux participants de se rendre, en cours de séjour, à un office religieux de leur propre foi (messe catholique romaine etc.)

 Soirées-détente – Habituellement, certains participants souhaitent se retrouver après les différentes activités de la journée, pour se détendre en société : il faut donc prévoir un local où peuvent avoir lieu chants et danses, sans inconvénient pour ceux qui désirent aller dormir : par exemple pour les membres ayant participé à d’autres manifestations de l’AISG, les membres de la branche centrale, etc...

Voir aussi p. 19 : soirée libre.

 SEMINAIRE

Le Comité mondial informe le pays – hôte du thème du séminaire et de tous les détails concernant ce sujet.

 Le séminaire est dirigé par un membre du Comité mondial ou son délégué.

Documentation – Le pays – hôte fournit toute la documentation nécessaire et nomme un membre pour aider l’animateur du séminaire dans les questions pratiques, telles que locaux, cartes d’identité et matériel.

  DISPOSITIONS PRATIQUES

 Logement – Prévoir les possibilités d’hébergement et de repas pour les participants arrivant la veille de la Conférence mondiale et leur avoir communiqué à l’avance le coût supplémentaire.

 Transport – Organiser un service de transport entre la gare et/ou l’aéroport le plus proche et le lieu de la Conférence mondiale.  Ce service doit être disponible tout au long de la journée des arrivées et le jour du départ.

 Bagages – L’aide d’une équipe de scouts/guides aînés pour aider au transport des bagages, à l’arrivée (du terminus à la réception et de la réception au logement) et au départ (du logement au rendez-vous du départ), est généralement très vivement appréciée !

 Salle de conférence – Elle doit disposer de sièges en rapport avec le nombre d’inscrits et d’un espace suffisant pour une estrade pouvant accueillir cinq personnes, soit : le Président et le Vice – Président de la conférence, le Président et le Vice - Président du Comité mondial et le Secrétaire général.

Salle de conférence – Elle doit disposer de sièges en rapport avec le nombre d’inscrits et d’un espace suffisant pour une estrade pouvant accueillir cinq personnes, soit : le Président et le Vice - Président de la conférence, le Président et le Vice - Président du Comité mondial et le Secrétaire général.

Chaque délégation, y compris la branche centrale, doit aussi disposer d’une table et de quatre chaises (une par délégué).  Le nom de l’organisation membre et de la branche centrale doit être placé sur chaque table, en anglais et en français, sur un support permettant de lire des deux côtés.  Cette disposition permet la lecture, non seulement de la part des personnes se trouvant sur l’estrade, mais aussi de la part des autres délégués et observateurs situés à l’arrière.

Les mêmes dispositions (tables, chaises, noms) sont à prévoir pour le comité des résolutions (trois personnes), les scrutateurs (trois personnes), les membres du Comité mondial (12 personnes) et les invités (AMGE/OMMS).

Un certain nombre de sièges doit aussi être prévu pour les autres invités du Comité mondial et du pays – hôte, ainsi que pour les observateurs.  Ce nombre dépend de la participation, généralement de 100 à 200 personnes, sauf pour les cérémonies d’ouverture et de clôture, auxquelles, en principe, tout le monde participe.

Le pays – hôte doit prévoir des casiers où déposer, en cours de conférence, les documents destinés aux organisations membres.

 Assistance médicale – Prévoir l’installation d’un poste de secours, ouvert 24 heures sur 24, et la disponibilité rapide d’un médecin à appeler par téléphone.

 Horaire des manifestations – Le pays – hôte veille à ce qu’aucune réunion/manifestation n’ait lieu en même temps que les séances plénières de la conférence et autres réunion importantes.

 Drapeaux des pays des organisations membres – Il est souhaitable que les drapeaux des organisations membres puissent être disposés sur les lieux de la Conférence mondiale : soit à l’extérieur sur des mats, soit à l’intérieur, dans la salle de conférence ou sur les tables des délégations (pour la branche centrale, utiliser le mini - drapeau de l’AISG) ?

Comme on ne peut admettre que l’in des drapeaux soit absent, cette disposition ne pourra être appliquée que si les drapeaux de TOUS les pays des organisations membres représentées sont disponibles.

 BUREAU MONDIAL DE L’AISG

 Le secretariat du Bureau mondial de l’AISG est  installé dans une pièce fermant à clé, de manière à assurer la discrétion tout au long de la Conférence mondiale.  Idéalement, une deuxième pièce voisine est utile comme bureau d’accueil du Bureau mondial de l’AISG.  De plus, il est souhaitable que la salle de réunion et le bureau destiné au Comité mondial se trouvent à proximité.  Ou bien, une pièce adjacente pour les membre du Comité (Président et Vice-Président).  Ceci serait un endroit idéal pour les réunions du Comité mondial avec le comité organisateur du pays – hôte.

Le Bureau mondial doit disposer d’un téléphone donnant un accès direct aux communications extérieures ainsi qu’aux appels internes.

La possibilité de se procurer aisément du café/thé est la bienvenue.

Equipement de bureau à prévoir pour le Bureau mondial :

-        Bureaux/tables pour :         Secrétaire général

Secrétaire

 Travail de préparation de l’un ou l’autre document destiné à la Conférence mondiale.

-        Des sièges en rapport

-        ordinateur.

-        Petit photocopieur et réserve de papier pour la reproduction en petites quantités

-        Grand bloc de papier à suspendre sur un support à pieds.

De plus, le matériel suivant est le bienvenu, car il n’est pas très commode à amener par le personnel du Bureau mondial :

-        Agrafeuse + agrafes

-        Perforatrice à deux trous

-        Papier collant

-        Ciseaux

-        Punaises

-        Marqueurs

 Résolutions – Outre ce qui précède, le pays – hôte doit aussi disposer dans son propre secrétariat, d’un photocopieur permettant la reproduction, rapide et en grandes quantités, des résolutions, en anglais et en français, afin que chaque chef de délégation en reçoive quatre copies du Bureau mondial, entre 18 et 20h, le jour précédant la dernière séance plénière.

 PROGRAMME 

Cérémonie d’ouverture/de clôture – Le pays – hôte doit transmettre ai Comité, ses propositions quant au programme des deux cérémonies.  De toute façon, le pays – hôte est entièrement responsable de l’organisation de ces manifestations qui doivent inclure ce qui suit :

 Cérémonie d’ouverture  - Le président du Comité mondial doit avoir l’occasion de s’adresser aux participants.

Le drapeau de la Conférence mondiale est hissé selon le cérémonial conçu par le pays – hôte.

Le pays – hôte est libre de faire hisser ou parader les drapeaux des pays des organisations membres.

 Cérémonie de clôture – Le drapeau de la Conférence mondiale est descendu au cours du cérémonial conçu par le pays – hôte et transmis au représentant de l’organisation membre accueillant la Conférence mondiale suivante.

Soirée libre – Il faudra garder une soirée libre afin que les participants puissent établir leur propre programme.

Discours – Le Comité mondial invite l’Association mondiale des Guides et Eclaireuses (AMGE) et l’Organisation mondiale du Mouvement scout (OMMS) à envoyer un représentant pour s’adresser à la Conférence mondiale.  Comme il s’agit d’invités de l’AISG, leur temps de parole est inclus dans les séances de la conférence (voir ordre du jour).

 Réception – Selon les souhaits du Comité, il faut prévoir la possibilité d’organiser une réception (cf. p. 14, salles de réception).

Réunions – Les réunions suivantes ont lieu au cours du séjour ; par conséquent le pays – hôte prévoira les locaux appropriés :

1.      Réunion des délégués : avant le début des sessions plénières de la Conférence mondiale.

2.      Réunion des membres de la branche centrale : idem.

3.      Réunion des organisations membres.

4.      Régions/sous-régions ; prévoir la possibilité de réunions par région/sous-région, pour les membres qui en font partie.

5.      Réunions du Comité : avant la Conférence mondiale, puis lors de l’élection du nouveau Président du Comité et à la fin de la conférence.

6.      Fondation ˝AIDSEGA˝ : l’assemblée générale de cette fondation peut avoir lieu au cours de la Conférence mondiale.

7.      Réunions spécialisées : celles-ci sont prévues pour les :

-        Présidents nationaux

-        Secrétaires internationaux

8.      Réunions amicales : en prévoir la possibilité pour ceux qui en désireraient.

Oblitération postale spéciale – Il est d’usage que le pays – hôte s’entende avec la régie nationale des postes, pour organiser un service d’oblitération spéciale, commémorant l’ouverture de la Conférence mondiale.

Le Comité mondial sera heureux d’assister le pays – hôte, de ses conseils et de son aide en la matière.

Responsabilités du Comité mondial – Il est responsable de la distribution des informations, comme précisé sous le titre : ˝Préparatifs˝, documents de la Conférence mondiale, point 2, (p. 7).

Comité mondial – Il est aussi responsable des réunions citées ci-dessus et de l’accueil des invités.

Il est également souhaitable que les membres du Comité prennent des contacts, aussi fréquemment que possible, avec les participants, pour les accueillir, etc...

  ANNEXE

 Ordre du jour type

L'ordre du jour de chaque Conférence mondial sera approuvé par le Comité mondial avant l'voi de la documentation

1.  Ouverture par le Président du Comité mondial

2.      Approbation des règles de procédure.

3.      Election des Présidents et Vice-Présidents de la conférence.

4.      Nomination du comité des résolutions recommandé par le Comité mondial de l’AISG.

5.      Nomination des scrutateurs recommandés par le Comité mondial de l’AISG.

6.      Rapport triennal du Comité mondial de l’AISG.

7.      Plan d’action pour le Comité mondial de l’AISG 20.....-20.....

8.      Finances

8.1     Comptes

8.2     Budgets

8.3     Cotisations

8.4     Fonds du développement international

8.5     Nomination des vérificateurs aux comptes.

9.      Recommandations proposées par le Comité mondial de l’AISG.

10.  Recommandations proposées par les organisations membres.

11.  Demandes d’affiliation à l’AISG.

12.  Rapport concernant les organisations membres suspendues.

13.  Rapport sur l’annulation d’affiliation.

14.  Election de six nouveaux membres au Comité mondial de l’AISG.

15.  Invitations pour l’accueil de la Conférence mondiale de l’AISG trois ans plus tard.

16.  Présentation par les représentants de l’Association mondiale des Guides et Eclaireuses et de l’Organisation mondiale du Mouvement scout.

17.  Session ouverte

17.1       Sujets proposés à la discussion

17.2       Questions au Comité mondial de l’AISG

17.3       Invitations aux manifestations internationales à venir.

18.  Rapport du séminaire.

19.  Rapport des réunions spécialisées

19.1       Présidents nationaux

19.2       Secrétaires internationaux.

20.  Présentation des résolutions.

21.  Conclusions.

22.  Clôture de la conférence.